Hoje em dia existem diversos meios de pagar por um serviço de locação de impressoras.
Cada um com suas vantagens e desvantagens.
Mas será que o seu modelo atual é realmente o melhor para sua empresa?
Continue lendo e descubra.
#1: Pagamento por toner
No comodato por toner a empresa terceirizada fornece as impressoras e o cliente só precisa comprar os suprimentos, como toner e papel.
Pode parecer simples e barato, mas é preciso ter cuidado.
Apesar de parecer uma boa opção, se a sua empresa não for capaz fazer o gerenciamento dos suprimentos, você nunca vai descobrir o custo real de cada toner, e poderá pagar mais do que imagina.
Quer um exemplo?
Imagine que você pagou R$ 50,00 em um toner que deveria durar 1000 impressões.
50 / 1000 = R$ 0,05 por página.
O toner não é original, então vamos considerar uma perda de 15% da carga total devido ao processo de remanufatura.
O rendimento total do toner cai para 850 páginas.
50 / 850 = R$ 0,06 por página.
Durante o decorrer do mês, 100 impressões tiveram que ser refeitas, devido a baixa qualidade do toner e problemas de atolamento de papel.
O rendimento total do toner cai para 750 páginas.
50 / 750 = R$ 0,07 por página.
Para finalizar, um dos funcionários remove o toner com 15% de carga restante.
O rendimento total do toner cai para 650 páginas.
50 / 650 = R$ 0,08 por página.
Entendeu?
São esses pequenos custos invisíveis que aumentam os gastos com impressão da sua empresa.
#2: Pagamento por franquia
Quando falamos em franquia não existem grandes segredos. Cada impressora alugada possui uma quantidade determinada de impressões disponíveis.
Se o cliente imprime abaixo dessa quantidade, paga o valor mínimo.
Se imprime acima, paga um valor extra por cada impressão.
Simples e fácil de entender, mas…
Essas alterações no volume de impressão mensal, normal em qualquer empresa, podem se transformar em custos invisíveis e aumentar as suas despesas consideravelmente.
Para entender melhor, confira um exemplo:
José precisava imprimir mil páginas por mês. Uma empresa de outsourcing forneceu a impressora no valor de R$ 200,00 por mês.
1000 páginas = R$ 200,00.
Em dezembro, como de costume, os negócios diminuíram, reduzindo, também, a quantidade de impressões realizadas.
Foram realizadas 350 páginas a menos.
Mesmo assim, ele teve que pagar os mesmos R$ 200,00 à empresa de outsourcing.
650 páginas = R$ 200,00.
Mas isso não é tudo…
Em janeiro José fez bons negócios, aumentando, também, a quantidade de páginas impressas.
Foram 500 páginas acima do contratado.
Cada página extra custou a Jose R$ 0,06.
1500 páginas = R$ 230,00.
Mais do que havia contratado.
#3: pagamento mensal da impressora + impressões
Neste modelo de cobrança o cliente paga uma taxa fixa mensal pela impressora mais a quantidade de páginas impressas.
Mas não se assuste.
Isso não significa que o preço vai aumentar.
Na verdade, a maior diferença entre este e os outros modelos é a transparência das informações.
O que isso quer dizer?
Quer dizer que, ao invés de embutir todos os custos da operação em um único preço, os valores são cobrados separadamente, tornando visível o destino do seu investimento.
Sem surpresas no final do mês.
Confira a tabela abaixo para entender melhor:
| Forma de pagamento | Custo da impressora | Custo por impressão | 5000 páginas | 10000 páginas | 20000 páginas |
| Taxa fixa + impressões | R$ 70,00 | R$ 0,03 | R$ 220,00 | R$ 370,00 | R$ 670,00 |
| Somente por impressão | Embutido na impressão | R$ 0,05 | R$ 250,00 | R$ 500,00 | R$ 1.000,00 |
Como você pode ver, quanto maior for a quantidade de impressões, maior será a diferença no preço final.
Qual é o motivo desta diferença?
É simples, no modelo onde a impressão é cobrada separadamente, o único valor que aumenta é o custo da impressão.
Enquanto isso, no modelo por impressão, todos os custos aumentam juntamente, pois estão misturados em um único valor: R$ 0,05.
#4: Pagamento por impressão
Este modelo de pagamento é muito parecido com o comodato por toner, porém, ao invés de comprar os suprimentos, o cliente paga pelas páginas impressas.
As impressoras e os cartuchos são fornecidos pela empresa terceirizada.
Mas não de graça.
Tudo é somado e embutido dentro do valor da página pago por você, e este pode ser o grande problema.
Afinal, se todos os custos estão misturados, como você pode ter certeza que o valor real da impressão é barato?
Confira um exemplo:
João paga somente pelas impressões. Seu custo é de R$ 0,05 por página.
Destes cinco centavos, João não sabe qual é o custo real da página, pois está tudo misturado.
Custo de impressão + impressora + suprimentos = R$ 0,05.
Para a demanda de 5000 impressões por mês, João paga R$ 250,00.
5000 impressões = R$ 250,00.
Pedro, por outro lado, paga uma taxa fixa de R$ 70,00 pela impressora, e o seu custo por página é de R$ 0,03.
Custo de impressão = R$ 0,03.
Custo da impressora = R$ 70,00.
Com as mesmas 5000 impressões mensais, Pedro tem um custo mensal de R$ 220,00.
5000 impressões = R$ 220,00.
O que realmente importa em um modelo de cobrança?
Indiferentemente da forma que a sua empresa trabalha hoje, o importante é prestar atenção no custo mensal no fim do mês.
Coloque na ponta do lápis e fique atento para descobrir seu custo por página, só assim você vai saber de verdade se está pagando caro ou barato no seu contrato.
Não sabe fazer o cálculo?
Você só precisa pegar os custos totais com impressão e dividir pela quantidade de páginas impressas.
Por exemplo:
João fez as contas e percebeu que gastou R$ 1800,00 com impressão para imprimir 25.000 páginas.
Custo de impressão = 1800 / 25000.
Custo de impressão = R$ 0,072.
